Soll ein Unternehmen richtig rund laufen, kommt es in erster Linie darauf an, dass im Büro alles reibungslos abläuft. Schließlich werden hier alle wichtigen Arbeiten vom Schriftverkehr bis hin zur Buchhaltung bearbeitet, organisiert und verwaltet. Deshalb kommt es vor allem auf die Büroorganisation an.

Was in keinem Büro fehlen darf

Ín Onlineshops wie Otto Office finden Unternehmer alles, was sie im Büro benötigen. Zu den wichtigsten Utensilien gehören neben funktionsfähigen Stiften auch diverse andere Hilfsmaterialien wie Büroklammern, ein Lineal oder ein Taschenrechner.

In einem gut funktionierenden Büro ist also alles bis ins kleinste Detail geordnet. Und das spiegelt sich auch in der Kommunikation mit Mitarbeitern oder Kunden wider. Schließlich ist das Verfassen von Briefen an Kunden eine absolute Schlüsselfertigkeit, welche die Mitarbeiter im Büro erledigen. Deshalb kann es auch nicht schaden, wenn Mitarbeiter eine oder mehrere Fremdsprachen sprechen. Denn auch, wenn Englisch die am weitesten verbreitete Sprache im Geschäftsleben ist, sind Briefe in Spanisch oder Französisch doch keine Seltenheit.

Wie lässt sich das Büro effektiv organisieren?

Eine effektive Organisation im Büro ist schon aus dem Grund erforderlich, weil eine schlechte Organisation auch eine verringerte Arbeitsleistung bedeutet. Die Büroorganisation lässt sich aber mit einigen Kniffen ganz einfach auf die Reihe bekommen.

Im ersten Schritt sollten die Mitarbeiter dafür sorgen, dass der Schreibtisch aufgeräumt wirkt. Der Grund: Stapeln sich unnötig Papiere auf dem Schreibtisch, dauert es nur umso länger, bis ein bestimmtes Schriftstück gefunden ist. Jeder Mitarbeiter sollte sich also abends ein paar Minuten Zeit nehmen, um seinen Platz aufzuräumen, damit er am nächsten Tag konzentriert an seine Arbeit gehen kann.

Ebenso wichtig ist es, den Tag zeitlich durchzuplanen. Dazu gehört es natürlich auch, seine eigene Arbeitsleistung gut einschätzen zu können, nur dann lassen sich die Aufgaben im gesetzten Zeitlimit erledigen. Natürlich sollte der persönliche Zeitplan aber so gestaltet sein, dass er nicht unnötigerweise Druck erzeugt.

Der größte Feind: Multitasking

So mancher Arbeitnehmer blüht scheinbar erst so richtig auf, wenn er E-Mails beantwortet und gleichzeitig mit Kollegen quatscht. Oder wenn er während des Plausches mit den Kollegen seinen Tagesplan skizziert.

Das ist allerdings ein großer Fehler, der im schlimmsten Fall einen Burn out zur Folge hat. Denn auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig tanzen kann keiner, ohne dauerhaft Schaden zu nehmen. Besser ist es also, sich strikt an den vorgegebenen Zeitplan zu halten und eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, statt alles gleichzeitig versuchen zu wollen.

Darunter muss übrigens auch die Stimmung in der Belegschaft nicht leiden. Denn wenn sich die Mitarbeiter erst einmal auf einen Zeitpunkt für den gemeinsamen Plausch in der Kaffeeküche geeinigt haben, läuft dieses zwischendurch mit Sicherheit entspannter ab als ein Gespräch zwischen Tür und Angel. Vielleicht kann bei dieser Gelegenheit dann ja auch das eine oder andere berufliche Problem gelöst werden.